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  • 【壹計就明】呂明才小學應如何處理外幣現金(Bittermelon)
  •   3,954 views │ 2018年10月19日
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最近浸信會沙田圍呂明才小學被受關注,事緣校長和其中一位老師被指挪用公款,更將部分款項存入教師的私人戶口。校長解釋說,校方曾在過去7年舉辦澳洲遊學團,並向參加的學生收取澳元現金作使費,當中少量現金曾短暫存放於一名教師的戶口,但只是作短期轉帳之用,用於支付遊學團在澳洲的部分支出。目前該筆款項已存放於學校夾萬內,約有3.2萬澳元。至於為何不將款項存放在學校名義的銀行戶口,校長說因該校沒有外幣戶口,而且公營學校開立此等戶口比較少有,手續也很複雜云云。
校長的解釋是否令人信服,留待各位自行判斷。但有一點可以肯定,就是校方缺乏「瓜田李下」意識。不論是審計還是會計,將現金存放在他人手上最「棹忌」,若果沒有簽署任何欠單作憑證就更麻煩。當然,因資料不足無法進一步評論這一點,但不幸言中連欠單也沒有,倘若涉事老師矢口否認收過現金,校方奈她如何?
有人說涉事老師受僱於校方怕什麼,大不了從薪金抵扣。當然不成!因《僱傭條例》不容許。例如以損毀及遺失校方財物為由扣減人工,雖然條例容許僱主按物品價值扣除薪金,但設有300元上限。又例如以僱主向僱員借款為由扣減,按條例是可以的,但大前提是必須獲得僱員的書面同意。若果涉事老師抵頼不簽,校方是不能扣薪的。校方入稟法院追收欠款嗎?無憑無據又如何入稟?就算獲判勝訴,花費的金錢和時間肯定不少吧?
日後若再有學校遇到類似情況,應如何去做才合適呢?首先是向學生收取包括外幣的款項,最佳方法當然是將所有收入計入學校賬目,並將資金存放在銀行。除了安全外,還可收取利息,特別是澳元存款,目前1年期的定存息率有1至2厘,即使金額不多,但總好過全被通脹吃掉(題外話,不知涉事老師有沒有向校方歸還利息呢?)。目前大多數銀行皆提供綜合理財戶口服務,存戶可提存外幣,學校要開設這些戶口,相信不會太麻煩。
此外,分工也很重要,負責記賬的就不應同時負責執行。例如是次事件中,據說涉事老師既是司庫,又負責保管澳元現金,而且還安排付款事宜,事事親力親為一腳踢固然抵讚,但在會計控制層面上卻是大忌。若然是人手不足無法做到事事分工,最低限度造賬和保管資金應由不同人負責。
若然暫時無法將外幣存入銀行,或者需要一些小額備用金作活動使費,將現金存放在校內夾萬是正常做法。至於如何監察,涉事校長口中的Excel表就做對了,將現金收支紀錄下來,日後翻查就容易得多,而且是計算現金結餘的重要依據。可是並不足夠,這些現金必須記入校內賬目,而且還要不定期盤點以核實是否與賬目一致。此外,應限制保管夾萬鎖匙或密碼之人的數量,保管人也不應同時負責造賬。值得注意,說得上是「小額」備用金,幾百元以至幾千元可以接受,幾萬元就可免則免。
此外,不論是帶團外訪還是本地教學活動,少額現金開支在所難免,總不能事事要老師墊付,預先給予現金傍身實屬正常。可是,校方不應簡單地派錢就算,至少要求老師白紙黑字簽收確認,並承諾保留開支收據作日後報銷以及歸還餘款。
於校方而言,妥善理財不單是出於行政需要,更是身體力行給學生做好榜樣,這才是為人師表的應有態度。希望校方吸取教訓,避免同類事情再次發生。
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